Referat og oplæg fra orienteringsmøde om udvikling af ny fællesplads

Den 27.marts 2023 har bestyrelsen og arbejdsgruppen for fællespladsen afholdt orienteringsmøde vedr. arbejdet med fællespladsen, hvor alle beboere i foreningen var  inviteret. Det var et orienteringsmøde om arbejdsprocessen i arbejdsgruppen. Der blev ikke taget nogle beslutninger på mødet, men bestyrelsen har efterfølgende forholdt sig til kommentarer fra mødet og den fremadrettede proces.

Vi har med hjælp fra Line (C13) fået udarbejdet et udførligt referat fra mødet, som kan læses herunder. Punkterne i referatet stemmer overens med dagsordenen på mødet og præsentationen, der blev anvendt til mødet, er også lagt op her på hjemmesiden. 

Den fremadrettede proces (opfølgning fra bestyrelsen)

Arbejdsgruppen arbejder videre med det præsenterede dispositionsforslag (klik for at se pladsen i sin helhed) og udarbejder et projektforslag, der bringes til afstemning i foreningen, når det foreligger. Det vil ikke blive bragt til afstemning ved generalforsamlingen 2023, da det stadig bearbejdes.

Projektforslaget forventes at indeholde en beskrivelse af alle dele af projektet og prissætning i form af overslag. Indretning af legepladsarealet vil ikke være detaljeret, men der vil være en overordnet beskrivelse.  Projektforslaget vil indeholde en plan for gennemførelsen af projektet, herunder en plan for opdeling i delarbejder/entrepriser, indhentning af tilbud, etapeopdeling.

Såfremt projektforslaget ikke forkastes, fortsættes arbejdet med projektet og projektforslaget modnes med endelig byggetilladelse,detailprojektering, eventuel ekstern assistance og der indhentes tilbud fra håndværkere/entreprenører.

Det opdaterede projekt, tilbud fra håndværkere, samlet økonomioversigt (med evt nødvendige besparelser) samt tidsplan vil blive forelagt foreningens medlemmer.

 

REFERAT FRA MØDET:

OPLÆGGET FRA MØDET MED TEGNINGER KAN LÆSES VED AT TRYKKE HER

1.     Rammerne for fællespladsprojektet og mødet v. bestyrelsen

Velkomst ved Iben Vinsteen, som sagde tak til arbejdsgruppen, der på frivillig basis arbejder med projektet omkring den nye fællesplads. Der blev henvist til at vente med spørgsmål, indtil gennemgangen af præsentationen var ovre.

Formålet med mødet var at orientere beboerne i Bastiansminde om, hvor langt arbejdsgruppen er i deres arbejde.

2.     Arbejdet indtil nu v. bestyrelsen

I sin tid blev der nedsat en arbejdsgruppe, som skulle arbejde med projektet. Arbejdsgruppen afholdt en workshop (holdt over to omgange), hvor beboerne kunne byde ind med forslag og idéer til udviklingen af fællesarealet ud fra forskellige temaer. Ud fra disse workshops blev der identificeret, at det at kunne åbne legepladsen op ved at ændre placering af skraldeskur samt nedlæggelse af parkeringspladser for at skabe mere rum til ophold og grønne arealer, var højest prioriteret blandt beboerne. I 2021 blev et dispositionsforslag vedtaget på generalforsamlingen, og nu bliver der arbejdet i næste fase, hvor der blandt andet bliver indhentet myndighedsgodkendelser og kigget mere detaljeret på løsninger. Dispositionsforslaget indeholder bud på materialer, udseende på fællesarealet samt budget (1,442 mio. kroner). Det er en ekstern konsulent, der har lavet dispositionsforslaget, så det ikke er blevet udarbejdet på baggrund af arbejdsgruppens personlige interesser og præferencer.

Det har været omstændeligt at arbejde videre med dispositionsforslaget, da der i mellemtiden er kommet nye krav til affaldssorteringen, der betyder flere affaldscontainere fra Københavns Kommune via BR18 (bygningsreglementet). Disse løbende ændrede krav har forsinket processen, og den videre proces, med udgangspunkt i dispositionsforslaget, tager højde for et fornyet krav om antallet af containere, som gør, at det eksisterende affaldsskur ikke længere er stort nok. Desuden er der et krav om, at containerne ikke må stå sidelæns, da det gør dem svære at tømme.

Der er blevet kigget på nedgravet løsning samt placering af skur, så det imødekommer krav i forhold til afhentning, kørebaner, svingkurver, arbejdsareal for skraldemændene mv. men det er dyrt, så det er blevet forkastet.

Det er ikke krav fra kommunen, at der er et storskraldsrum og at vi kan nøjes med en stille- frem-plads. Det er blevet overvejet at fjerne storskraldsrummet, og erstatte det med en stille-frem-plads eller helt fjerne skuret. Begge dele er blevet forkastet dels da det ikke er alle der har mulighed for selv at køre på genbrugspladsen og dels da en stille-frem-plads vil være svær at håndtere og komme til at rode.

Næste skridt i processen er at lave et mere konkret projektforslag indenfor den økonomiske ramme, der er blevet givet. I næste fase vil der blive gået mere i dybden med, hvordan fællespladsen skal udføres i forhold til projektering, materialer osv, og der vil blive arbejdet med forskellige oplæg til, hvordan projektet kan holde sig inden for de økonomiske rammer.  Hvis der opstår noget i den proces, der ikke er inden for den vedtagne ramme, dvs. både i forhold til økonomi og ønsker for fællespladsen, vil det blive præsenteret og taget op til vedtagelse i foreningen. Der vil altså ikke blive arbejdet med løsninger, som ligger uden for den ramme, der allerede er vedtaget på generalforsamlingen.

Der har været dialog med nærmeste naboer, så de også føler sig trygge og kan nikke til projektet.

 

3.     Præsentation af projektet v. arbejdsgruppen

Arbejdsgruppen: Caspar og Iben fra bestyrelsen, Ane A14, Lars A13 og Martine, B5

Den største udfordring indtil videre har været placeringen af affaldsskur, hvor der har været mange forskellige løsninger i spil. Efter at have prøvet mange ting af, er gruppen nået frem til at bibeholde den nuværende placering, dog med nogle ændringer i forhold til udformningen og størrelsen. Forslaget er, at det skal være mere kompakt og knap så aflangt som det nuværende, mens et nyt skur til storskrald vil blive placeret op mod B-gangen mod vest. Der er derudover kommet krav om, at vi skal have to glascontainere i stedet for én.

Med den foreslåede placering vil det blive muligt at tømme skuret fra to sider: Fra Bregnegangen og fra fællespladsen, hvilket er med til at skabe noget fleksibilitet. Københavns Kommune har sagt ja til løsningen på skitseplanen.

Der vil blive bibeholdt 9 parkeringspladser, som stort set ligger hvor de plejer, men nogle parkeringspladser bliver nedlagt til fordel for ophold og grønt areal.

Der vil stadig være plads til festteltet. Københavnerbænkene bliver, og det samme gør flagstangen.

Hvad der præcis skal ske i forhold til indretningen af legepladsen, kommer i næste fase, hvor der skal tages højde for en række sikkerhedskrav, der kræver, at der bliver taget en konsulent med ind over.

I det oprindelige dispositionsforslag er der udarbejdet et årshjul med planter, der blomstrer på forskellige tidspunkter, samt bevoksning, der tiltrækker fugle. Bevoksningen vil skærme uden visuelt at tage alt udsyn, hvor ønsket er at skabe behagelige rammer for legepladsen. Der er tænkt ophold ind foran fælleshuset.

Arbejdsgruppen ønsker at flere melder sig til gruppen, da de godt kunne bruge input og hjælp til at udarbejde de forskellige løsninger.

 

4.     Økonomisk ramme og udvikling af priser v. bestyrelsen

Der er fuld bevidsthed om, at økonomien ser anderledes ud i dag end da projektet i sin tid blev startet op. Der er afsat i alt 1,442 mio. kroner til projektet, og den ramme vil blive overholdt i den videre projektering. I den oprindelige ramme blev der lagt en buffer ind, som formentligt er blevet indhentet grundet de stigende priser. Alle priser er derfor ved at blive gennemgået igen, hvor der laves overslag baseret på det oprindelige oplæg.

Mange af løsningerne fås i forskellige prisklasser, så her kan der arbejdes med prisen. Der er også mulighed for at søge fonde mv. Man kan fx planlægge at plante et lille træ, men efterfølgende søge om at få et stort fra fonde, der tilbyder sådan finansiering.

Der bliver ikke sat arbejde i gang, uden der fra bestyrelsen side er sagt go for det, hvilket kan betyde, at rammerne skal genbesøges og tages op igen. Måske kan man også vælge en løsning, hvor projektet udføres i faser, dvs. hvor man udskyder nogle elementer, hvilket kunne være legepladsen eller lignende.

 

5.     Spørgsmål fra forsamlingen v. bestyrelsen som ordstyrer

Økonomien – holder den?
Ja, økonomien skal dække det hele, da projektet skal kunne overholde den økonomiske ramme. Hvis det ikke holder, så vil beboerne blive orienteret og spurgt. Der er ved at blive indhentet priser. Hvad vi kan få for pengene, afhænger også af, om vi også kan lave noget selvbyg. Hvis vi selv lægger timer i det, kan vi måske spare penge, men det skal planlægges. Der skal så vidt muligt genbruges i forhold til materialer

Hvad forventer man i forhold til belægning?
Der er ikke taget endelig stilling. Der er ved at blive indhentet priser.

Ser man legepladsen som en fase to?
Nej, det er blot et eksempel på, hvordan man kan dele projektet op i flere faser.

Er der også tænkt drift ind i budgettet?
Ja, udgangspunktet har været fx at have beplantning, der i videst muligt omfang passer sig selv. Det er bevidst tænkt ind, men der vil selvfølgelig altid kunne være ting, der kan gå i stykker og skulle repareres.

Har I tænkt over en løsning, hvor vi sparer plads ved at have en pappresse?
Man skal have lås på, så der skal stå en vagt til pappressen. Desuden har kommunen stillet konkrete krav til pap, så derfor er løsningen ikke aktuel.

Bekymring for at skraldebiler og udrykningskøretøjer ikke kan komme forbi, når festteltet er slået op
Kommunen har sagt ja til oplægget, og der kan tømmes skrald fra både fællesplads og B-gangen. Der er også taget højde for udrykningskøretøjer.

Hvad med os på A-gangen, hvis teltet er slået op?
Teltet skal kunne sættes op, så man kan komme forbi med en bil. Det tages med videre i bearbejdningen af projektet.

Bekymring for, at økonomien ikke slår til, da der er kommet flere ønsker og krav efter budgettet blev vedtaget
Der er en vis elastik i budgettet, og hvis den økonomiske ramme giver noget andet, end det vi har talt om, så vil det blive præsenteret for medlemmer.

Hvem bliver inddraget i processen? Har i fat i nogle professionelle?
Modellen for det videre arbejde er endnu ikke fastlagt – om der skal nedsættes en styregruppe, eller om vi går efter totalentreprise, hvor man får en samlet løsning. Det kræver yderligere afvejning. Der vil være behov for et minimum af teknisk rådgivning fx i forhold til belægning og legeplads.

HF Sundbyvester er ved at planlægge en fælles batteristation til solceller. Er lignende tænkt ind i dette projekt, såfremt vi ønsker noget tilsvarende hos os?
Nej. Vi forholder os til det, hvis det bliver vedtaget.  

Skraldeløsninger – hvorfor har ´bestyrelsen ikke fulgt op på den med 400 kroner til affaldssystem?
Mailen er blevet set og bestyrelsen vil gerne se på den igen, men umiddelbart er der tale om et tilskud til privat udstyr i de enkelte hjem og ikke et tilskud som kan hjælpe os på fællespladsen. Bestyrelsen vil dog gerne høre kommunen om puljen på nogen måde kan hjælpe os.

Kan man søge sponsorater?
Ja, men der skal udarbejdes materialer at søge på baggrund af.

Kan projektet trækkes tilbage?
Ja, man kan altid stille et forslag på Generalforsamlingen.

Hvad nu hvis projektet ikke holder?
Så tager vi det op for medlemmerne til den tid. Det her er et informationsmøde, hvor vi fortæller hvor langt vi er, og hvor vi orienterer om processen. Vi skal nok lave løbende orientering.  

Ønske om en workshop, hvor der bliver snakket om, hvad det grønne område skal kunne samt ønske om at projektet bliver tegnet op af en rådgiver i to versioner – et der holder budgettet og et, der opfylder alle ønsker og så lade folk stemme om forslagene på GF.
Vi vil gerne holde flere workshops, men der er også en balance i forhold til at komme videre. Arbejdsgruppen er åben i forhold til beboere der ønsker at gå ind og hjælpe. I forhold til budget er der lavet en prioriteringsliste, som skal genbesøges, fx har der været forslag om et grønt tag på affaldsskuret, men den løsning er dyr og kan gøres billigere.

Skal processen forstås sådan, at man laver en ansøgning og så går ud og indhenter tilbud?
Det er en måde at gøre det på, men der kan lægge mere i det, da tilbud kan indeholde forskellige dele. Vi skal også kigge på, om vi selv skal stå for projektering eller køre det som totalentreprise. Der er mange måder at gøre det på. Vi skal indhente priser, men vi har dem desværre ikke endnu. Der var et overordnet budget sidst, men de faktiske udgifter vil med 2023-priser blive dyrere end det. Vi kan ikke præsentere priserne på nuværende tidspunkt, da vi ikke er der endnu. Dette skal ikke ses som mere end et orienteringsmøde  – altså det her er ikke et færdigt projekt, vi har præsenteret i dag.  

Hvordan er nabostemningen?
Skraldeskurene er clearet med naboerne.

Har vi pengene i kassen?
Alle pengene er ikke i kassen, men budgettet er lagt ud fra en økonomiske ramme, der ikke betyder, at vi skal stige i husleje, hvis projektet holder sig inden for rammen.  Hvis det viser sig at det bliver dyrere, så skal vi selvfølgelig melde det ud.

Hvad er processen? Hvornår skal vi tage stilling?
Lige nu er vi ved at prøve og få et overslag ved at kigge på priser og korrigere i forhold til prisstigninger ud fra indexregulering. Byggeansøgningen i forhold til skraldeskur ligger pt. i bero.

Hvem bestemmer, hvad jeg får for pengene, og hvad er processen?
Det er svært at sætte en tidsplan på, når det er frivilligt arbejde. Vi vil gøre så meget som muligt for at levere en tidsplan, men det vi kan gøre, er at lave en procesplan. Det vil der blive udarbejdet. Det vides ikke, hvornår det endelige projekt er modent til at blive godkendt.

Hvad med støjhegn?
På vores hjemmeside ligger der nærmere beskrivelse af, hvor der skal opføres støjhegn.

Hvad med støjhegn ud mod Røde Mellemvej og Englandsvej?
Det har ikke noget med fællespladsen at gøre. Det er et andet projekt.

Ønske om et dialogmøde – og ikke orienteringsmøde, samt mere information i forhold til økonomien forud for generalforsamling og mere gennemsigtighed.
Arbejdsgruppen vil gerne gøre det så gennemsigtigt som muligt og gør i forvejen alt hvad de kan, men beder om forståelse for, at de arbejder frivilligt. Ønsket er noteret og der opfordres også til, at man melder sig, hvis man har erfaring med fx at sende ansøgninger til fonde, samt i det hele taget at melde sig til arbejdsgruppen, hvis man gerne vil have indflydelse.

Ender det op med et forslag på GF?
Bestyrelsen skal snakke om, hvad der er blevet stemt igennem, men det er klart, at der kan ikke løbes videre med bolden, hvis projektet ikke holder sig inden for rammerne. Her har bestyrelsen brug for at genbesøge dispositionsforslaget for at komme med et klart svar. Under alle omstændigheder vil der ikke blive taget beslutninger hen over hovedet på medlemmerne. (se i øvrigt her efterfølgende udmelding øverst på denne side)

OPLÆGGET FRA MØDET MED TEGNINGER KAN LÆSES VED AT TRYKKE HER